Softline внедрила СЭД на платформе SharePoint в ГК «Лама»

Ситуация

Группа компаний «Лама» – одна из крупнейших торгово-розничных организаций г. Томска. В ее структуре около 40 магазинов: универсамы, супермаркеты и гипермаркеты. Ежедневно сеть обслуживает более 60 тыс. покупателей, в штате работает около 3 тыс. сотрудников.

Решение

Для упрощения согласования договоров, их учета, архивирования и обеспечения коллективного доступа было принято решение автоматизировать делопроизводство в юридическом департаменте и розничном отделе. По итогам конкурса партнером для выполнения работ была выбрана компания Softline, которая располагает широким спектром решений для оптимизации бизнес-процессов.

В ходе проекта было подключено 300 рабочих мест в головном офисе компании к СЭД на платформе Microsoft SharePoint Server, функционал которой в полной мере отвечал поставленным задачам. Специалистами Softline были разработаны новые карточки и шаблоны документов, настроены бизнес-процессы согласно требованиям заказчика. Решение предусматривает автоматическое формирование полей договора в зависимости от его типа, что существенно упрощает создание документов и минимизирует риск ошибок персонала. Помимо этого, внедрен модуль «Мобильное место IРad», позволяющий работать с системой с планшетов.

Результаты

Автоматизация деятельности юридического департамента и розничного отдела позволила компании сократить время согласования договоров, более рационально использовать ресурсы, упорядочить документооборот и повысить уровень корпоративной мобильности.

«СЭД на платформе SharePoint Server позволила пользователям сформировать актуальный реестр договоров, облегчить процесс их создания, обеспечить архивацию в автоматическом режиме. Функционирование системы в инфраструктуре Microsoft снижает издержки на ее администрирование», –

Дмитрий Шейкин, руководитель направления бизнес-приложений компании Softline