Сервис управления печатью

Перевод печати на аутсорсинг – это современное решение для бизнеса.

В каждом среднем офисе находится в эксплуатации от 10 печатных устройств. Основные недостатки использования обычных принтеров по сравнению с инфраструктурой на аутсорсинге:

• отсутствие мониторинга устройств: непрозрачные расходы, сложность планирования закупок, сложность оптимизации парка, простаивание устройств при поломке;
• нет авторизации при печати: опасность утечки важной информации, забытые документы около устройства, очередь около одного устройства при простаивании другого;
• отсутствие аудита печати: излишняя печать в цвете, личная печать пользователей, сложность контроля расходов отдельных сотрудников или отделов.

Softline предлагает услугу аутсорсинга печати, благодаря которой все эти вопросы будут решены.

Какие возможности аутсорсинга печати открывает сотрудничество с Softline?

• Единый стандарт печати на базе оборудования.
• Сокращение числа печатающих устройств в среднем в 2 раза и использование только оригинальных расходных материалов.
• Единый поставщик услуги «аутсорсинг печати» (один держатель контракта): обслуживание и сопровождение всего нового парка печатной техники.
• Прозрачность расходов.
• Единый центр управления печатью и сканированием на базе решения с использованием дополнительных сервисных утилит.
• Реализация доступа к печатающим устройствам коридорного типа расположения с помощью бесконтактных карт и получение пользователями только своих заданий на печать.
• Печать как с обычных рабочих станций, так и с мобильных устройств.
• Различные способы авторизации: по карте доступа, ПИН-коду, логину и паролю.
• Защита и шифрование данных между сервером и устройствами печати.
• Широкая поддержка устройств: 25 вендоров и более 1200 моделей.

Как работает подобная система?

Система будет состоять из сервера головного офиса, который контролирует и распределяет печатные работы в корпоративной сети заказчика, а также хранит на себе все работы печати.

Подсистема будет отслеживать их, анализировать по различным параметрам и публиковать результаты в наглядной форме. Выполненные работы будут записываться на счет конкретного пользователя, группы.

Для учета заданий печати будет применяться онлайн-режим, что означает получение сервером обратной связи от печатного устройства непосредственно во время сеанса печати или копирования, а также вычисление фактического количества страниц, напечатанных при выполнении работы или пакета работ. На счету пользователя находится только фактическое количество отпечатанных страниц, отмененные или ненапечатанные по каким-то причинам работы корректно отображаются в системе учета.

В рамках внедрения СУИП доступны также следующие функции:

Комплексный подход к оптимизации

Обеспечение бесперебойной работы существующей инфраструктуры печати

• Централизация сервиса и закупок –> Один поставщик услуги; один исполнитель.
• Техническое обслуживание и устранение инцидентов согласно SLA.
• Поставка РМ и ЗИП, поддержание оперативного склада, подменный фонд.
• Проактивный мониторинг и сбор статистики по печати -> Бесперебойность работы.
• Расходы на печать относятся к прямым расходам -> Точное прогнозирование бюджета.
• Обслуживание оргтехники по единым стандартам -> Снижение или сокращение времени на обслуживание техники.
• Охват всех офисов по России в рамках одного поставщика и одного контракта.
• Переход CAPEX в OPEX при аренде оборудования -> Оборудование не ставится на баланс -> Нет налога на имущество.

Оптимизация инфраструктуры печати

• Планирование замены и расстановки оборудования – печать в нужных объемах и там, где это нужно (Print-room / Print-zone).
• Оборудование как сервис (HaaS).
• Управление потоками печати и политики печати – кто, как и что печатает.
• Оптимизация внутренних ресурсов клиента, связанных с сопровождением документооборота.
• Утилизация оборудования, РМ, ЗИП.

Полное предоставление услуги управляемой печати или HW + SW + Consult + Integration + Service = DOCaaS:

• Новое оптимальное оборудование с прогнозируемым ростом/снижением в соответствии с динамикой бизнеса клиента.
• Понятные и описанные бизнес-процессы, связанные с печатью.
• ПО по управлению инфраструктурой печати, архивированию документов, кросс-платформенная интеграция ПО ввода-вывода документов.
• Модель предоставления услуги – «click charge» и «Все включено» -> прогнозируемость расходов на средне- и долгосрочную перспективу.
• Отсутствие стартовых инвестиций в проект.
• Прозрачная отчетность в разрезе отделов, департаментов, офисов, пользователей, устройств, бизнес-приложений и т.п.
• Для ДИТ – концентрация на основном бизнесе компании -> Непрерывность бизнеса.

Взаимодействие в рамках проекта